நூலக ஆட்சி/நூல் வழங்கும் முறை

விக்கிமூலம் இல் இருந்து
Jump to navigation Jump to search

5. நூல் வழங்கும் முறை


பிறருக்கு வழங்கும் நூல்களை மறுபடியும் திரும்பப் பெறுவதற்கு அந்நூல்களைப் பதிவு செய்தல் வேண்டும். இங்ஙனம் செய்யும் முறைக்கு ஆங்கிலத்திலே ‘Charging’ என்ற சொல் பயன்படுத்தப்படுகின்றது. நூல் வழங்குங்கால் பின்வருவனவற்றைப் பதிவு செய்தல் நலம்.

  1. நூல் வழங்கப்பட்ட காலம் (Date of issue).
  2. வழங்கப்பட்ட நூல்களின் எண்ணிக்கையும் அவைகளைப்பற்றிய விவரங்களும்,
  3. நூல் வழங்கப்பட்டோர்.
  4. நூலினைத் திருப்பித் தரவேண்டிய நாள்.

மேற்கூறிய விவரங்களைப் பண்டுதொட்டு ‘நூல் வழங்கும் ஏட்டில்’ (Issue Register) பதிவு செய்து வருகின்றனர். ஆனால் பெரிய நூலகங்களிலும், பொது நூலகங்களிலும், விரைந்து தொழிலியற்றும் திறன் மிகவும் வேண்டப்படுவதாகும். இத்தகைய நூலகங்களில் முன்னர்க் கூறியது போன்று பதிவு செய்தால் காலமே வீணாகும். இவ்வாறு காலம் வீணாவதைச் சீட்டு முறையினால் (Ticket system) தடுக்கலாம். இம்முறையே இன்று எல்லாப் பெரிய நூலகங்களிலும் நடைமுறையிலுள்ளது. மேலும் நூல் வழங்கும் நேரமும் வரையறை செய்யப்படல் வேண்டும். நூல்களை வீட்டிற்கு எடுத்துச் செல்லுதற் பொருட்டு உறுப்பினர்க்குச் சீட்டுகள் (Borrower’s Tickets) வழங்கப் பெறல் வேண்டும். இச்சீட்டுக்களைக் கொடுத்துவிட்டுத் தான் நூல்களை எடுத்துச் செல்ல வேண்டும். ஒவ்வொரு சீட்டும் எடுத்துச் செல்லப்பட்ட ஒவ்வொரு நூலினுக்கும் பொறுப்புடையதாகும். இனி நூல் வழங்கும் முறையினைப்பற்றிச் சிறிது விளக்கமாக வரைவாம்.

நூல் வழங்குதற்குரிய துணைப்பொருள்கள் கீழ்க் கண்ட மூன்று பிரிவுகளில் அடங்கும்.

1. ஒவ்வொரு நூலுக்கும் உரிய துணைப்பொருள்.
2. நூலக உறுப்பினர்க்குரிய துணைப்பொருள்.
3. நூல் வழங்கும் பகுதிக்குத் (Lending section) தேவையான துணைப்பொருள்.

நாள் சீட்டு (Date slip), நூலின் பெயர் முதலியன எழுதப்பெற்ற நூல் அட்டை (Book card), அவ்வட்டைக்குரிய நூல் பை (Book pocket) என்பவை நூலிற்குரிய துணைப் பொருள்களாகும்.

நாள் சீட்டு (Date slip)

நாள் சீட்டின் அளவு நீண்ட சதுரமாக இருக்க வேண்டும். அஃதாவது அதன் நீளம் 6”, அகலம் 3½," என்பதாகும். இதனை நூலின் முதல் தாளில் ஒட்ட வேண்டும். இதனை மேற்பகுதியில் சிறிது இடம் விட்டு விட்டு, அதன் நடு, கீழ்ப் பகுதிகளை இடவலமாக மூன்றாகப் பிரித்து அவற்றிலே நூலினைத் திருப்பித் தர வேண்டிய நாளைக் குறித்தல் வேண்டும். சான்றுக்காக நாள் சீட்டொன்று கீழே வரையப்பட்டுள்ளது.

நூலக ஆட்சி.pdf

(Upload an image to replace this placeholder.)

நூல் அட்டை (Book Card)


நூலக ஆட்சி.pdf

மேலே வரையப்பட்டிருப்பது நூல் அட்டையாகும். இவ்வட்டையில், வகைப்படுத்திய எண். ஆசிரியரின் பெயர், நூலின் தலைப்பு, வரிசைஎண் என்பன எழுதப்பெறல் வேண்டும். இவைகளை எழுதிய பின்னர் நூல் அட்டையினை, நூல் பையினுள் வைத்தல் வேண்டும்.

நூல் பை (Book Pocket)

நூல் அட்டையினை உள்ளடக்கி வைப்பதற்கேற்ற வகையில் பை ஒன்று செய்து, நூலின் மேலட்டையின் உட்புறத்தின் நடுவில், நாள் சீட்டின் எதிர்ப்புறத்தில் ஒட்ட வேண்டும். இப்பையினை நூல்பை என்றே வழங்குவோம். நூல் அட்டையுடன் கூடிய நூல்பை கீழே வரையப்பட்டுள்ளது.

நூலக ஆட்சி.pdf

(Upload an image to replace this placeholder.)


இப்பையினை ஒரு சிலர் நூலின் கீழ்அட்டையின் உட்புறத்திலும் ஒட்டுவர்.

உறுப்பினர்ச் சீட்டு (Borrower's ticket) என்பது நூலக உறுப்பினர் தம் துணைப் பொருளாகும். நூலக விதிகள் ஒப்புக் கொள்கின்ற அவ்வளவு சீட்டுக்களையும் உறுப்பினருக்கு வழங்கலாம். பொதுவாக பொது நூலகங்கள் எல்லாவற்றிலும் இரண்டு சீட்டுக்களே ஓர் உறுப்பினர்க்கு வழங்கப்படுகின்றன. அதாவது ஓர் உறுப்பினர் ஒரே நேரத்தில் இரண்டு நூல்கள் வீட்டிற்கு எடுத்துச் செல்லலாம். உறுப்பினர்ச் சீட்டுக்கள் மிக்க உறுதியும் கனமும் உள்ள ‘பிரிச்டல்’ (Bristol) அட்டையில் 2" X 1½" அளவில் செய்யப்பட வேண்டும். இச்சீட்டிலுள்ள பையுள் நூல் அட்டை எளிதில் செல்லும் வகையில் இச்சீட்டு இருத்தல் வேண்டும்.

உறுப்பினர்தம் சீட்டின் பின்புறத்தில் நூலகத்தின் சின்னமும் (Crest), சின்னத்திற்கு மேல் “இச்சீட்டாளரே இதனைப் பயன்படுத்தலாம்” என்ற மொழியும், சின்னத்தின் கீழ் நூலகத்தின் பெயரும் எழுதப்படல் வேண்டும். இச்சீட்டின் முன்புறத்தில் சீட்டின் வரிசை எண்ணும். உறுப்பினர்தம் பெயரும், உறுப்பினரின் தகப்பனார் பெயரும், உறுப்பினரின் முகவரியும் வரிசையாக ஐந்து வரிகளில் எழுதப்பெறல் வேண்டும்.

கீழ்க்காணும் வண்ணப் பாகுபாட்டை அடிப்படையாகக் கொண்டு உறுப்பினர்ச் சீட்டுக்களைப் பிரிக்கலாம்.

சிவப்பு - சிறுவர் உறுப்பினர்ச் சீட்டு.
மஞ்சள் - கதைகளுக்குரியது (Fiction Book).
பச்சை - பிற நூல்களுக்குரியது.

கதைகளுக்குரிய சீட்டுக்களுக்கு எக்காரணம் கொண்டும் பிற நூல்கள் தரலாகாது.

நூலக ஆட்சி.pdf

(Upload an image to replace this placeholder.)

நூல் வழங்கும் துறைக்குரிய துணைப்பொருள்கள் பின்வருவனவாகும்.

1. உறுப்பினர்தம் சீட்டுக்களை அடுக்குதற்குரிய, குறுகி நீண்ட நாற்கோணச் சிறு மரப்

பெட்டிகள் (Trays).

2. தேதி குறிக்கும் அச்சும், அதற்குரிய மைப்பெட்டியும் (Ink pad).
3. உறுப்பினர்கள் உடைமைகளை வைத்துச் சென்றதற்குச் சான்றாக வழங்கப்படும் அடையாளச் சீட்டுக்கள்.

சீட்டுப் பெட்டிகள் (Ticket Trays)

12"x2" x 1½" அளவில் (உள் அளவு) செய்யப்பட்ட 12 சீட்டுப்பெட்டிகளாவது இருந்தால் நன்றாக இருக்கும். உறுப்பினர்ச் சீட்டுக்களை வகைப்படுத்தத் தேவைக்கேற்றவாறு முப்பிரிவுகளைக் கொண்ட பெரிய பெட்டிகள் 18" x 2" x 1½" அளவில் (உள் அளவு) இருக்க வேண்டும். உறுப்பினர்ச் சீட்டுக்களை வகைப்படுத்தி முதலில் கூறிய மரப்பெட்டிகளில் (Ticket Trays) அடுக்கி வைத்துவிட வேண்டும்.

நூல் வழங்கும் இடம் (Counter)

நூல் வழங்கும் அலுவலர் நூல் வழங்கும் இடத்தில் நடுவில் அமரவும். அவரிடத்தைச் சூழ்ந்து இரண்டு அல்லது மூன்று அடி அகலத்தில் சிறு நடைபாதை போல ஒரு வழி அமைக்கவேண்டும் இது வரும் உறுப்பினர் களுக்குக் ‘க்யூ’ வரிசையில் செல்ல வசதியாக இருக்கும். வெளியே செல்ல 1½ அடி அகலத்தில் இடுப்பளவு உயரமுள்ள ஒரு சிறு கதவு இருக்கவேண்டும். இக்கதவு நூல் வழங்குபவர் தம் இருக்கையில் இருந்து கொண்டே எளிதில் எட்டித் திறக்கவோ மூடவோ வசதியாக இருத்தல் வேண்டும்.

நாணயப் பெட்டி (Cash Box)

உண்டியற் பெட்டிகளைப் போலப் பூட்டப்பெற்று மேற்புறத்திலே நாணயங்கள் போடுவதற்கு ஏற்ற துவாரமுள்ளதாக நாணயப்பெட்டி இருத்தல் வேண்டும் இப்பெட்டியில் நூலைக் காலங்கடத்திக் கொண்டு வருவோர் செலுத்தும் தண்டப் பணத்தினை (ஒறுத்தல் -Fine) போட வேண்டும்.

நூல் வழங்கும் முறை

நூலக உறுப்பினர்கள் நூலகப் பணியாளருக்குத் துணைபுரியும் முறையில் ஒழுங்காக ‘க்யூ’ வரிசையில் நின்று நூலின் முன் அட்டையைத் திறந்து அதில் உறுப்பினர்ச் சீட்டையும் வைத்து நூலகப் பணியாளரிடம் கொடுக்க வேண்டும். நூல் பழுதுண்டிருப்பின் அதனை வழங்காது எடுத்து வைப்பது நல்லது: ஒவ்வொரு நூலிலும், நூல்அட்டையிலும், நாள் சீட்டிலும், எழுதப் பெற்றிருக்கும் நூலினுடைய வகைப்படுத்திய எண்ணும் வரிசை எண்ணும் ஒத்திருக்கின்றனவா எனப்பார்த்து ஒத்திருப்பின் நூல் அட்டையினை நூல் பையினிடத்திலிருந்து அகற்றி, உறுப்பினர்ச் சீட்டுடன் இணைத்து வைத்தல் வேண்டும். பின்னர் நாள் சீட்டில் திருப்பித்தர வேண்டிய நாளைக் குறித்து நூலினை வழங்கல் வேண்டும். அங்ஙனம் அவை ஒத்திராவிடில், வரிசையில் நிற்போருக்கு இடையூறு ஏற்படாத வண்ணம், காலம் தாழ்க்காது விரைவில் அதற்காவன செய்து நூலை வழங்குதல் வேண்டும். நூலகத்தினின்று வெளியே செல்வோர் மறதியாகவோ அன்றி வேண்டுமென்றோ எந்த நூலையும் எடுத்துச் செல்லாதவாறு கண்காணித்தல் வேண்டும்.

முறைப்படுத்தல்

ஓய்வுநேரத்தில் உறுப்பினர்ச் சீட்டுக்களுடன் இணைந்து இருக்கும் நூல் அட்டைகளை வகைப்படுத்திப் பொருள்வாரியாக அதற்கென உரிய பெட்டிகளில் முறைப்பட அடுக்கல் வேண்டும். வழக்கத்திற்கு மாறாகப் பல நாட்களுக்கு ஒரு நூலைப் பயன்படுத்த ஒருவருக்கு அனுமதியளித்தால், அந்த நூலின் அட்டையையும், அவர் சீட்டையும் ஒன்றாக இணைத்து உடனே தனியாக ஒரு பெட்டியில் தக்க தேதிக் குறிப்புடன் வைக்கவேண்டும். ஒவ்வொரு நூலினையும் வழங்கியபின்னர் அதனை அதனது பொருளின் கீழ் நூல் வழங்கும் பகுதி நாட்குறிப்பில் (Counter Diary) பதிய வேண்டும். நாளிறுதியில் இவ்வேட்டிலுள்ள எண்களும், வழங்கிய நூல் அட்டைகளின் எண்களும் ஒத்திருக்கின்றனவா எனப் பார்த்து, பிழையிருப்பின் திருத்தி மொத்தம் வழங்கப்பட்ட நூல் எண்ணிக்கையினை மேற்கூறிய ஏட்டில் (Counter Diary) பதியவேண்டும்.

நூலகம் அடைக்கும் முறை

நூலகத்தை அடைக்கும்பொழுது தேதியை மறுநாள் தேதிக்கு மாற்றிவிட்டு, புதிய புள்ளி விவரங்கள் எழுதும் வகையில் நூல் வழங்கும் பகுதி நாட்குறிப்பில் ஆவன செய்து அதனை நூல் வழங்குபவர் (Counter Clerk) பக்கத்தில் வைத்துவிட்டு, ஏனையவற்றைத் துாய்மைப்படுத்திச் செல்லவேண்டும்.

நூல் வழங்கும் பகுதி நாட்குறிப்பில் நாடோறும் வழங்கும் நூல்களின் எண்ணிக்கையை எழுதுவதோடு நின்றுவிடாது, ஒரு வாரத்தில் வழங்கப்பட்ட நூல்களிள் மொத்த எண்ணிக்கையையும் எழுதவேண்டும். இவ்வாறே மாதம் முடிந்ததும் மாத எண்ணிக்கையையும், ஒரு ஆண்டு முடிந்ததும் ஆண்டு எண்ணிக்கையையும் குறித்தல் வேண்டும்.

வேலை ஆரம்பம்

ஏற்கனவே வழங்கப்பட்ட நூல். அதே உறுப்பினருக்கு மீண்டும் ஒரு முறை வேண்டியிருப்பின், நூல் வழங்குபவர் காலையில் வந்ததும் சீட்டினைப் பொறுக்கி எடுத்து இரவல் காலத்தினை நீட்டிக்க வேண்டும். இத்தகைய சீட்டுக்களை எளிதில் எடுத்தற் பொருட்டு, இரவல் காலம் நீட்டிக்கப்படவேண்டும் என்று விண்ணப்பம் வருங்கால், அச்சீட்டுடன் ஒரு வெள்ளை அட்டையினையும் இணைத்து வைத்தல் வேண்டும். வரவேற்பு உறுப்பினர்கள் நூலகத்தினுள்ளே நுழையும் பொழுது மிகவும் கண்ணியமான முறையில் அவர்களை வரவேற்று அவர் விட்டுச் செல்லும் பொருளினுக்கு ஓர் அடையாளச் சீட்டை உரியவரிடம் கொடுத்து விட்டுப் பிறிதொன்றை அவர் பொருளோடு இணைத்து ஏற்ற இடத்தில் வைத்துப் பாதுகாக்க வேண்டும். சீட்டுக்களுக்குப் பதிலாக சதுர வடிவமான அல்லது வட்ட வடிவமான பித்தளைத் தகடுகளையும் (Tokens) கொடுக்கலாம்.

நூலினைத் திரும்பப்பெறும் முறை

ஒழுங்கானமுறையில் நூல்களைத் திருப்பிக்கொடுக்க உறுப்பினர்கள் பழகுதல் வேண்டும். நூலேத் திரும்பப் பெறும் அலுவலர் நாள் சீட்டில் குறிப்பிட்டிருக்கும் இறுதித் தேதியைக்கொண்டு அந்தத் தேதிக் குறியீடிட்ட பெட்டியில் அந்த நூலுக்குரிய உறுப்பினர்ச் சீட்டுடன் இணைந்திருக்கும் நூல் அட்டையினை எடுத்தல் வேண்டும். அவ்வட்டையில் உள்ள வகைப்படுத்திய எண், வரிசை எண் முதலியன நாள் சீட்டில் உள்ளவற்றோடு ஒத்திருப்பின், நூலைப் பெற்றுக்கொண்டு, நூல் அட்டையினை உறுப்பினர்ச் சீட்டினின்று அகற்றி நூலிலுள்ள அட்டைப்பையில் வைத்துவிட்டு, உறுப்பினர்ச் சீட்டை அவ்வுறுப்பினரிடம் தருதல் வேண்டும். எண்கள் ஒத்துவராவிடில் அந்நூல் அட்டையின் முன்பு இருந்த இடத்தில் வைத்துவிட்டு நூலிற்குரிய சரியான அட்டையை எடுக்க வேண்டும்.

ஒருவருக்கு வழங்கப்பட்டிருக்கும் நூலினை மற்றொருவர் தனக்கு வேண்டுமென்று முன் கூட்டியே கேட்டிருந்தால், அந்நூல் வந்ததும் அவருக்காக அந்நூலினைத் தனியாக எடுத்து வைத்துவிட்டு, இச்செய்தினை அவருக்கு அறிவித்தல் வேண்டும். இவ்வாறு முன்கூட்டியே வேண்டப்படும் நூல்களை மறந்துவிடாது அவைகள் வந்ததும் கேட்டவருக்கு வழங்குதற்பொருட்டு, விண்ணப்பம் வந்ததும் மரப்பெட்டியிலிருக்கும் உறுப் பினர்ச் சீட்டுடன் இருக்கும் அந்நூலிற்குரிய நூல் அட்டையினை எடுத்து அதனுடன் சிகப்பு அட்டை ஒன்றினைச்சொருகி வைத்துவிட வேண்டும். நூல்களைத் திரும்பப்பெறும் அலுவலர், நூல்களைப் பெற்றுக்கொண்டு நூலட்டைகளை எடுக்குங்கால், இச் சிகப்பு அட்டையினை அடையாளமாகக் கொண்டு, இந்நூல் முன் கூட்டியே ஒருவரால் வேண்டப்பட்டுள்ளது' என்பதை நினைவு படுத்திக்கொள்ளலாம்.

நூலில் உள்ள நாள் சீட்டில் மீண்டும் நாளினைக் குறிக்க இடமில்லாதிருந்தால் வேறொரு புதிய நாள் சீட்டினை அந்நூலில் ஒட்ட வேண்டும். நூல் பழுது பட்டிருந்தால் அதனைச் செப்பனிடத் தனியாக எடுத்து வைக்கவேண்டும். இவ்விதக் குறைபாடுகள் ஏதுமில்லா நூல்களை மீண்டும் அலமாரிகளில் வைக்கவேண்டும்.

காலங் கடந்து வரும் நூல்

நாள் சீட்டில் குறிக்கப்பட்ட நாளிற்குப் பின்னர் கொடுக்கப்படுகின்ற நூல்களை வாங்கும்பொழுது அதற்குரிய தண்டத் தொகையைப் பெறவேண்டும். இத்தொகையை உறுப்பினர் அதற்குரிய பெட்டியிற் போட்டுவிட்டுத் தனது சீட்டைப் பெற்றுக் கொள்ளலாம். இல்லாவிடில் நூலக அலுவலரே தொகையைப் பெற்றுக் கொண்டு அதற்குப் பற்றுச்சீட்டு (ரசீது) வழங்க வேண்டும். உறுப்பினர், தொகையை அப்பொழுதே கட்ட இயலவில்லையாயின் அவர் சீட்டைத் தனியே தக்க குறிப்புக்களோடு வைத்திருந்து தண்டப்பணம் கட்டிய பின்பு சீட்டைக் கொடுக்கலாம். அலுவல் மிகுந்த நேரங்களில்

கூட்டம் அதிகமாக இருக்கும் நேரங்களில், அவதியின் காரணமாகவோ நூல் சீட்டை ஒழுங்காக அடுக்கப்படாததின் காரணமாகவோ நூல் சீட்டைத் தேடி எடுப்பதில் இடையூறும் காலங்கழிதலும் ஏற்படலாம். இந்நிலை வரிசையாக நிற்கும் உறுப்பினர்களுக்குப் பொறுமையினை இழக்கும்படிச் செய்யலாம். ஆதலால் ஒரு நூலின் சீட்டை உடனே கண்டுபிடிக்க இயலாவிட்டால் ஒரே எண்ணிட்ட இரட்டைச் சீட்டுக்களை எடுத்து ஒன்றை நூல் பையில் வைத்துவிட்டுப் பிறிதொன்றை நூல் கொண்டு வந்தவரிடம் கொடுக்க வேண்டும். ஓய்வு கிடைத்த நேரத்தில் இவ்விதம் சேர்ந்த நூல்களின் சீட்டுக்களைத் தேடி எடுத்து ஒழுங்காக ஒரு பெட்டியில் அடுக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு சீட்டிற்கும் உரியவர் வரும்பொழுது அவரிடமுள்ள இரட்டைச் சீட்டுக்களில் ஒன்றைப் பெற்றுக்கொண்டு உறுப்பினரிடம் சீட்டைக்கொடுத்து விடலாம். முன்பே கூறிய ஒழுங்குப்படி நூலே அதற்குரிய இடத்தில் வைத்தல் வேண்டும்.

வழங்கப்பட்ட நூல்களின் சீட்டுக்களை ஒழுங்காகவும் இறுக்கமாகவும் அதற்குரிய பெட்டிகளில் அடுக்க வேண்டும்.

ஒரு உறுப்பினர் தான் எடுத்துச் சென்ற நூலே மீண்டும் ஒருமுறை வேண்டினால் அதனை வழங்கலாம். அதே நூலே வேறொருவர் முன்பே வேண்டியிருந்தால் வழங்குதல் இயலாது. திருப்பிக்கொடுக்க வேண்டிய தேதிக்கு முன்னரே அதனை உறுப்பினர் வேண்டினால் அந்நூலின் சீட்டோடு ஒரு வெள்ளை அட்டையை இணைத்து, என்று அந்நூல் திருப்பிக் கொடுக்கப்பட வேண்டுமோ அன்று அந்நூலின் நாள் சீட்டில் புதிய தேதியிட்டு அன்றைய சீட்டுக்களை அடுக்கும் பெட்டியில் வைக்க வேண்டும். திருப்பிக் கொடுக்க வேண்டிய தேதிக்குப் பின்னர் கொண்டுவரும் நூல்களே அவற்றிற்குரிய தண்டத் தொகையைக் கட்டிய பின்னர்தான் மீண்டுமொருமுறை அதே உறுப்பினர்க்கு வழங்கலாம்.

நூலகம் மூடும் நேரம்

நூலகத்தை மூடும் வேளையில் அன்று வழங்கிய நூல்களின் நூல் சீட்டுக்களை அடுக்கி அவை எந்த நாளில் திருப்பித்தரப்பட வேண்டுமோ அத்தேதிக் குறிப்புள்ள அட்டைகளை அப்பெட்டியில் வைக்கவேண்டும்.

தண்டத் தொகை கட்டவேண்டியவர்களது சீட்டுக்களை அடுக்குங்கால் அதிகமான தண்டத்தொகை உள்ள சீட்டை முதலில் வைத்து அதிலிருந்து கீழ்நோக்கி வரிசையாக அடுக்கிவைக்கவேண்டும். தண்டத்தொகை ஏட்டில் (Fine Register) எத்துணைச் சீட்டுக்கள் இருக்கின்றன என்பதையும் குறிக்கவேண்டும்.

குறிக்கப்பட்ட நாளில் வராத நூல்களின் சீட்டுக்களை நாள் வாரியாக அடுக்கி அவற்றை உரிய ஏட்டில் பதிய வேண்டும்.

குறிப்பிட்ட நாளில் ஒருவர் நூலைக் கொண்டுவராவிடில், அவருக்கு நினைவுக் குறிப்பு அனுப்புதல்வேண்டும். இதற்கு அவரிடமிருந்து மறுமொழி வராவிடில், உரிய தண்டத் தொகையுடன் நூலினைத் திரும்பத் தருமாறு கடிதம் எழுதி அதனைப் பதிவு அஞ்சலில் அனுப்ப வேண்டும். இக்கடிதத்திற்கும் மறுமொழி இல்லையெனின், அந்த உறுப்பினர்க்காகப் பொறுப்பேற்றவருக்கு எழுதி நூலைப் பெற முயலவேண்டும்.

ஓர் உறுப்பினர் மற்றொருவருக்கு வழங்கப்பட்டிருக்கும் நூல் ஒன்றினை வேண்டினால், அதற்கொரு சீட்டைக் கொடுத்து அதில் அந்நூலாசிரியரின் பெயர், நூலின் பெயர், நூல் வேண்டும் உறுப்பினரின் முகவரி முதலிய அனைத்தையும் குறிக்கும்படிச் சொல்லவேண்டும். அந்நூல் மற்றொருவரால் முன்பே வேண்டப்பட்டிருந்தால், இரண்டாவது வேண்டுவோருடைய சீட்டில் தேதிக்குப் பின் இரண்டு என்று குறித்துக்கொள்ளுதல் வேண்டும். அந்நூலைப் பலரும் விரும்பினால் இவ்வாறே தொடர்ந்து எண்களைக் குறித்துக்கொண்டு, இவ்வரிசைப்படி அந்நூலினை ஒவ்வொருவருக்கும் கொடுத்து உதவலாம் மேற்சொல்லியவாறு உறுப்பினர்கள் எழுதிக் கொடுத்த சீட்டுக்களை வரிசைப்படி ஒரு தாளில் பதிவு செய்து, அந்தச் சீட்டில் உள்ள குறிப்புக்கள் அனைத்தையும் அத்தாளில் குறித்துக்கொள்ள வேண்டும்.

பெரு நகரங்களிலோ, கிளை நூலகங்களுக்கு நூல்கள் வழங்க அமைக்கப்பட்ட தலைமை நூலகங்களிலோ, நூல் வழங்கும் முறை வேறாக இருக்கும். இந்நூலகங்களில் வேறு நூலகங்கட்கு வழங்கப்படும் நூல் ஒவ்வொன்றிற்கும் இரு நூலட்டைகள் இருக்க வேண்டும். ஒரு நூலைப் பிறிதொரு நூலகத்திற்கு அனுப்பும்பொழுது, ஓர் அட்டையை எடுத்துக் கிளை நூலகத்திற்கு வழங்கப்பட்டிருக்கும் சீட்டோடு இணைத்து வரிசை எண்படி அடுக்குதல் வேண்டும். இரண்டாவது நூலட்டையை நூலில் உள்ள பையில் வைத்துக் கிளை நூலகங்கட்கு அனுப்பவேண்டும். இந்நூலட்டையைக்கொண்டு கிளை நூலகங்கள் நூல்களை வழக்கமான முறையில் வழங்கித் திரும்பப் பெறலாம்.

கிளை நூலகங்களோடு தொடர்பு கொள்ளும் தலைமை நூலகங்கள் தனியாக ஒரு நூல் வழங்கும் ஏடு தயாரித்து அதில் கீழ்க்கண்டவற்றைக் குறிக்கவேண்டும்.

1. நூல் வழங்கும் தேதி.
2. வழங்கப்பட்ட நூல்களின் எண்ணிக்கை.
3. நூல் வழங்குபவரின் கையெழுத்து.
4. நூலை எடுப்போரின் கையெழுத்து.
5. கிளை நூலகப் பொறுப்பாளரின் கையெழுத்து.
6. கிளை நூலகப் பொறுப்பாளர் பெற்ற நூல் எண்ணிக்கை.
7. நூல்களைப் பெற்ற தேதி.

இஃதே போன்று கிளை நூலகங்களிலும் நூல்களைத் தலைமை நூலகத்திற்குத் திருப்பி அனுப்புதற்கு ஒரு குறிப்பேடு இருக்கவேண்டும். நடமாடும் நூலகம் (Mobile Library) வெளியிடங்களுக்கு நூல்களை எடுத்துச் சென்று வழங்குவதற்கு நூலகத்தார் ஒரு நடமாடும் நூலகம் வைத்திருப்பார்களேயாயின், இந் நடமாடும் நூலகத்தினை ஒரு கிளை நூலகமாகவே அவர்கள் கருதவேண்டும். ஆதலால் இந்நடமாடும் நூலகங்களுக்கு நூல் வழங்கும் முறை. கிளை நூலகங்களுக்கு நூல் வழங்கும் முறையையே ஒத்திருத்தல் வேண்டும். நடமாடும் நூலகமும் கிளை நூலகத்தைப் போன்றே பணியாற்ற வேண்டும்.