சுவடி வரவுப் பதிவேடு, சுவடி இருப்புப் பதிவேடு, சுவடிக்கட்டு எண் பதிவேடு என்னும் மூன்று வகைப் பதிவேடுகள் இன்றியமை யாதவை. அகரவரிசை அட்டைகள்,விளக்க அட்டவணை என்னும் இரண்டு வகை வழி காட்டிகள் மிகவும் பயன்படுபவை.
மாதிரிப் பதிவேடுகள் - சுவடிவரவுப் பதிவேடு: சுவடிகளைப் பெற்றவுடன் அவற்றைப்பற்றிய செய்தி களைப் பதிவேடுகளில் முறையாகப் பதிந்து வைப்பது சுவடி திரட்டிய வரலாறாக அமையும். பதிவு செய்தபிறகு அச்சுவடிகள் நிலையான இடத்தைப் பெற்றுவிடுகின்றன. சுவடி ஆய்வாளருக்குச் சுவடியை எடுக்கவும் வரலாறு அறியவும் துணையாகிறது. இப்பதிவேடு களுக்குரிய சில மாதிரிகள் கீழே தரப்படுகின்றன. முதலாவதாசச் சுவடி வரவுப் பதிவேடு என்பது தனியாரிடமிருந்து பெற்ற செய்திகளைப் பதிவு செய்து வைப்பதாகும். ஓலை, தாள் ஆகிய இரண்டிற்கும் பொதுவானது; ஒரே வரிசையில் நூலக எண்கள் கொடுக்கப்படும்.
.
1
2
3
நாள்
நூலின் பெயர்
சுவடிக்கு உரியவர்
4 கொடுத்த
5
6
7
விலை
நூலக
ஒலை/
(அல்லது)
முறை
(21)
எண்
தாள்
சுவடியைக் கொடுத்
மதிப்பு
தவர் முகவரி
2-6-'85
கபிலபடலம்
திரு. பாலன்
அன்பளிப்பு
ரூ.50.00
170
ஒலை
(கொடுத்தவர்)
28, பெரிய தெரு,
சேலம்-2
கடலூர் பள்ளு
""
ரூ.50 00
171
கணக்கதிகாரம்
""
ரூ.40.00
172
தாள்
12-6-'85
சரநூல்
திரு.நாதன்
விலைக்கு
ரூ.45.00
173
ஓலை
44, அரசமரத்தெரு
புதிய அகரம்
ஈரோடு - 3
கையனார்
ரூ.50.00
174
வில்லுப்பாட்டு
