கடிதம் எழுதி அதனைப் பதிவு அஞ்சலில் அனுப்ப வேண்டும். இக்கடிதத்திற்கும் மறுமொழி இல்லையெனின், அந்த உறுப்பினர்க்காகப் பொறுப்பேற்றவருக்கு எழுதி நூலைப் பெற முயலவேண்டும்.
ஓர் உறுப்பினர் மற்றொருவருக்கு வழங்கப்பட்டிருக்கும் நூல் ஒன்றினை வேண்டினால், அதற்கொரு சீட்டைக் கொடுத்து அதில் அந்நூலாசிரியரின் பெயர், நூலின் பெயர், நூல் வேண்டும் உறுப்பினரின் முகவரி முதலிய அனைத்தையும் குறிக்கும்படிச் சொல்லவேண்டும். அந்நூல் மற்றொருவரால் முன்பே வேண்டப்பட்டிருந்தால், இரண்டாவது வேண்டுவோருடைய சீட்டில் தேதிக்குப் பின் இரண்டு என்று குறித்துக்கொள்ளுதல் வேண்டும். அந்நூலைப் பலரும் விரும்பினால் இவ்வாறே தொடர்ந்து எண்களைக் குறித்துக்கொண்டு, இவ்வரிசைப்படி அந்நூலினை ஒவ்வொருவருக்கும் கொடுத்து உதவலாம் மேற்சொல்லியவாறு உறுப்பினர்கள் எழுதிக் கொடுத்த சீட்டுக்களை வரிசைப்படி ஒரு தாளில் பதிவு செய்து, அந்தச் சீட்டில் உள்ள குறிப்புக்கள் அனைத்தையும் அத்தாளில் குறித்துக்கொள்ள வேண்டும்.
பெரு நகரங்களிலோ, கிளை நூலகங்களுக்கு நூல்கள் வழங்க அமைக்கப்பட்ட தலைமை நூலகங்களிலோ, நூல் வழங்கும் முறை வேறாக இருக்கும். இந்நூலகங்களில் வேறு நூலகங்கட்கு வழங்கப்படும் நூல் ஒவ்வொன்றிற்கும் இரு நூலட்டைகள் இருக்க வேண்டும். ஒரு நூலைப் பிறிதொரு நூலகத்திற்கு அனுப்பும்பொழுது, ஓர் அட்டையை எடுத்துக் கிளை நூலகத்திற்கு வழங்கப்பட்டிருக்கும் சீட்டோடு இணைத்து வரிசை
